Электронная трудовая книжка: переходить или нет

В век всеобщей оптимизации принято решение о взятии очередного бумажного бастиона. С 2020 года данные о трудовой деятельности человека начнут хранить не на бумажном носителе, а на серверах Пенсионного Фонда России. Полный отказ от бумажного делопроизводства в отделах персонала планируется на конец 2022 года. В течение этого периода сотрудники могут выбирать, где и как хранить свои данные.

Трудовая книжка

Записывать и учитывать трудовой стаж в России начали в 1918 году. Эксперимент по ведению трудовых книжек затянулся на долгий период. Однако не стоит считать, что трудовая книжка – исключительно порождение Советской России. В Европе и США так же существовали подобные карточки учёта, и хоть отказ от них произошёл на западе раньше, продиктован он был не заботой о сохранности данных сотрудника, а совершенно иным подходом в подборе персонала.

Отличия формы ведения записей

Заполнение электронного формуляра исключает ошибку в формулировке и правильности сделанной сотрудником кадровой службы записи. Однако это полностью исключает внесение в реестр дополнительных сведений, таких как получение благодарностей и трудовых наград, что значительно усложнит признание заслуг, например, получение звания «Ветеран труда».

Основные достоинства и недостатки

Ошибка в заполнении электронной формы исключена. Правильность формулировок и данных внесённых в определённые графы будет проверяться самой программой. Неверное заполнение бумажной трудовой, к сожалению, не редкость. Халатность или низкая квалификация персонала отдела кадров может создать трудности для работника в последующем трудоустройстве или оформлении пенсии.

Восстановление данных из электронной базы не потребует дополнительной траты времени на посещение прошлых мест трудовой деятельности и получение подтверждающих документов. Достаточно прийти в отделение ПФР или получить сведения через личный кабинет на сайте ведомства. Данные со старого носителя восстановить достаточно сложно. В случае прекращения деятельности той или иной организации необходимо поднимать историю внесения платежей в пенсионный фонд. Однако такие данные хранятся только с начала 1997 года, в случае, если сотрудник хочет восстановить их за более ранний период, то задача становится невыполнимой.

Получение выписки или подтверждения, при наличии доступа к личному кабинету на сайте пенсионного фонда – дело нескольких минут. Получить такие документы можно как в виде распечатки, так и на электронном носителе. В последнем случае подтверждение данных будет достигнуто усиленной цифровой подписью. Для получения заверенной копии трудовой книжки необходимо личное посещение службы персонала. Проверка внесения отчислений так же возможна через личный кабинет.

Что же делать со старой книжкой

Несмотря на все уверения чиновников Минтруда, люди, хорошо знакомые с системами хранения и накопления информации на электронных носителях и защитой таких баз, утверждают, что утечка данных, их частичная или полная утрата все-таки возможна. Вероятность этого не слишком высока, но она присутствует. Сотрудник, принявший решение о переходе на цифровое хранение персональных данных и получивший трудовой документ на руки, не должен торопиться от него избавляться. Сохранить подтверждение своего трудового пути будет совершенно не лишним. Однако передумать и вернуться к ведению бумажного варианта невозможно. Система учёта документооборота кадровой службы не предусматривает такого варианта развития событий.

Те же, кому старая форма учёта ближе и роднее, имеют возможность перейти на новую форму учёта в любое время. Кроме того, досье на сотрудника всё равно будет вестись в электронной базе ПФР. Все данные будут продублированы.

Вопрос о форме ведения трудовой книжке – дело личное. Каждый волен выбрать свой вариант, более удобный или надёжный. Выбора не осталось только у людей начинающих трудовую деятельность. Тратиться на приобретение серенькой книжки нет смысла. Отдел кадров её не примет и вести не будет.